Concetos Básicos I

pela Ticiana Scalzer Correia

Definição

Projecto é um empreendimento único, não repetitivo, com início e fim definidos, para atingir objectivos claros e definidos. O projecto é realizado por pessoas, através de uma sequência de actividades, dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos e qualidade.

Exemplos:

-        Construção de um edifício/ponte/estrada/valeta.
-        Implantação de uma nova fábrica.
-        Informatização de uma organização.
-        Implantação de um sistema de gestão da qualidade.
-        Implantação de um plano de marketing.
-        Lançamento de um novo produto ou serviço.
-        Qualificação e treinamento de pessoal.

Características:

Empreendimento único: Um projecto é único porque nunca foi realizado anteriormente pela organização. Nesse sentido, o projecto difere dos processos de rotina que são realizados repetidas vezes ao longo do tempo.

Exemplo: fabricação de navios.

Temporário:

-     Um projecto tem início e fim definidos. Em geral, os recursos (pessoas e equipamentos) são definidos e mobilizados no início do projecto e desmobilizados no final do projecto.
-     Os processos de rotina, ao contrário, são realizados repetidas vezes, indefinidamente, e os recursos são mobilizados de forma permanente.

Objectivos claros e definidos:

-        Todo projecto tem objectivos e metas bem definidos para serem atingidos.
-        O objectivo é um resultado que se pretende atingir, expresso de forma qualitativa.
-        A meta é um desdobramento do objectivo, expressa de forma quantitativa.

Realizado por pessoas:

-        Projectos são empreendimentos multidisciplinares, que necessitam de pessoas com formação e capacitação distintas.
-        O sucesso de um projecto depende da qualidade da contratação e do treinamento.
-        A participação de alguns profissionais é exigida por lei.

Sequência de actividades:

-        O projecto é formado por diversas actividades encadeadas de modo a garantir os objectivos definidos.
-        O fim de cada actividade deve ser associado a um marco para que a execução do projecto possa ser acompanhada e controlada.

Parâmetros pré-definidos:

-        Os parâmetros de um projecto constituem as restrições que devem ser obedecidas e que, portanto, definem limites para a execução do projecto e, em alguns casos, limitam os objectivos do projecto.
-        Os principais parâmetros de um projecto são: tempo, custo, equipamentos e pessoal.

As características mencionadas procuram diferenciar os projectos das actividades rotineiras e, assim, estabelecer os requisitos necessários para o gerenciamento de um projecto, de modo a garantir o sucesso da implantação.

Não existe uma fronteira clara entre projecto e actividade rotineira. • Um empreendimento pode ser considerado um projecto ou uma actividade rotineira, dependendo dos seus objectivos, de sua complexidade e do grau de certeza ou incerteza de seu sucesso.

Necessidade da gestão de projecto:

-        O gerenciamento de projectos é necessário em qualquer empreendimento que é estranho às actividades usuais da organização.
-        Por ser novidade, um projecto exige da organização um gerenciamento específico, distinto do gerenciamento rotineiro.
-        Factores
-        Tamanho do projecto: orçamento e tempo.
-        Envolvimento de diversos departamentos.
-        Envolvimento de diversas organizações.
-        Importância do projecto: equipe dedicada.
-        Fracasso ou atraso do projecto afecta a reputação e a imagem da organização.
-        Compartilhar recursos especializados.
-        Novidade do empreendimento.
-        Mudança do mercado: tecnologia ou produtos alternativos.

Exemplo: máquina de escrever e máquina fotográfica.

Benefícios da gestão de projectos:

-        Conhecer as necessidades reais dos clientes do projecto.
-        Definir claramente os objectivos e as metas do projecto.
-        Antecipar situações desfavoráveis e agir preventivamente, a um custo menor.
-        Prever os gastos (orçamento).
-        Disponibilizar os recursos necessários antes do início das actividades.
-        Tornar efetiva a comunicação entre as pessoas.
-        Controle efetivo da execução do projecto em todas as suas etapas.
-        Agilizar as decisões através de um sistema de informações estruturado.
-        Documentar as etapas do projecto, para permitir uma análise crítica da realização projecto.

Sucesso de um projecto:

-        Um projecto é considerado bem sucedido quando é realizado de acordo com o planejado.
-        Ou seja, um projecto bem sucedido atinge os objectivos e as metas previstos, nos prazos estabelecidos e com os recursos planeados.

Exemplo:

•         Demanda do novo produto acima do esperado;
•         Consequências da demanda adicional;
•         Capacidade produtiva insuficiente;
•         Falta de matéria-prima;
•         Clientes insatisfeitos;
•         Não atendimento dos prazos de entrega;
•         Organização dependente de um único produto.

Sucesso de um projecto:

-        É muito difícil definir o sucesso de um projecto, na medida em que algumas metas são atingidas e outras, não.

-        Avaliação do sucesso:

o   A qualidade e o desempenho planeados foram atingidos.
o   O projecto foi concluído no tempo previsto.
o   O projecto foi realizado de acordo com o orçamento previsto.
o   Os materiais foram adquiridos nas quantidades planejadas, sem desperdícios.
o   Os equipamentos foram utilizados de modo eficiente.
o   As pessoas trabalharam de forma produtiva, sem horas-extras.
o   O projecto foi realizado sem interrupção e não prejudicou as actividade normais da organização.
o   O projecto não sofreu grandes alterações de escopo.
o   O contratante aceitou o projecto, sem ressalvas.
o   O projecto não agrediu a cultura da organização.

Estímulos ao sucesso de um projecto:

Estímulos da organização:

-        Escolher um gerente de projecto com capacidade de estimular um bom relacionamento entre as pessoas da equipe e com capacidade de exercer a autoridade que lhe foi atribuída.
-        Escolher correctamente os líderes da equipe de projecto.
-        Definir claramente a estrutura de autoridade.
-        Desenvolver o senso de comprometimento em toda a equipe.
-        Manter uma relação de respeito e cordialidade com o contratante do projecto, os fornecedores e demais pessoas envolvidas.
-        Identificar os processos mais importantes, que precisam de melhorias.
-        Implantar métodos para fazer estimativas realistas de custos, prazos e qualidade.
-        Implantar um sistema de controle efectivo.
-        Evitar um número excessivo de relatórios.
-        Desenvolver e estimular linhas de comunicação informal.
-        Não pressionar excessivamente a equipe de trabalho nos momentos mais críticos.
-        Evitar o pessimismo ou o optimismo exagerado.
-        Evitar a substituição frequente do gerente do projecto durante o desenvolvimento.

Causas do fracasso de um projecto

Origem externa à organização:

-        Mudanças tecnológicas.
-        Crise económica.
-        Alteração da legislação, com novas exigências.
-        Alteração da tributação.
-        Acção da concorrência.

Falhas gerenciais:

-        Objectivos e metas mal estabelecidos ou não compreendidos pela equipe.
-        A complexidade do projecto é subestimada.
-        Muitas actividades e pouco tempo para executá-las.
-        Orçamento mal elaborado.
-        Planeamento baseado em informações insuficientes ou erradas.
-        Controle inadequado, sem marcos de finalização em cada etapa do projecto.
-        Não manter as modificações sobre controle, principalmente as modificações de escopo.
-        Incapacidade em resolver conflitos.

Anatomia de um projecto

Produto do projecto:

-        Resultado final; é o resultado que o projecto se propõe a realizar.

-        É o que terá sido produzido pelo projecto ao seu término.

Obs: A descrição do produto do projecto contém menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes conforme avança o projecto e as características do produto vão sendo progressivamente elaboradas

Escopo

É o conjunto de trabalhos e actividades que devem ser realizadas para atingir o resultado final do projecto Define limites de actuação Obs.: A definição do escopo desenvolve e confirma o entendimento comum do projecto entre os envolvidos e é base documentada para futuras decisões em projecto

Produtos intermediários – marcos. Produtos intermediários são resultados mensuráveis, tangíveis e verificáveis, que precisam ser produzidos para ser concluído o projecto. Normalmente um produto intermediário está sujeito a aprovação.

Envolvidos. Stakeholders Gerente de projecto Consultores Concorrentes Gerentes funcionais Fornecedores Cliente Agencias de financiamento Proprietários Órgãos do governo Accionistas Grupos de consumidores Colaboradores Comunidades locais

Restrições. Factores que limitam as opções na gestão do projecto. Obs.: É importante identifica-las e confirma-las continuamente ao longo do projecto, para verificar modificações e possíveis omissões.

Exemplos: Falta de verba, falta de recursos humanos e materiais, alteração continua do plano de projecto

Premissas. São hipóteses adoptadas como verdadeiras para efeito de Planeamento do projecto. É importante defini-las e registara-las para que possam ir sendo confirmadas ou modificadas, ao longo do projecto. Premissas envolvem risco, na medida em que podem vir a ser contestadas ao longo do projecto.

Exemplo: Fluxo de caixa, tempo de execução, recursos materiais definidos.

Objectivos e metas. Objectivos: São resultados quantificáveis (atributo, medida e valor) que servem para aferir o sucesso do projecto Meta: São avanços seguros no horizonte de incertezas do projecto, associadas a quantidades mensuráveis e a prazos definidos, geralmente desafiadores

Gerenciamento de projectos, é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas actividades do projecto a fim de atender aos requisitos do projecto.

Ciclo de vida do projecto:

-        Fases do projecto: O projecto é dividido em fases para permitir o desenvolvimento e o gerenciamento do projecto.
-        Fase é um grupo de actividades relacionadas de forma lógica, que geralmente terminam em um ou mais resultados.
-        As fases são definidas de acordo com as características específicas e as necessidades do projecto.
-        As fases do projecto constituem o ciclo de vida do projecto.
-        O ciclo de vida define os trabalhos técnicos a serem realizados em cada fase, as pessoas e os recursos envolvidos em cada fase e os resultados esperados.

Processos:

-        Processos consistem em uma série de acções que geram um produto.
-        Os processos podem ser classificados em duas categorias: processos de gerenciamento de projectos e processos voltados aos produtos.
-        Os processos voltados aos produtos especificam e criam os produtos do projecto. Esses processos são definidos pelo ciclo de vida do projecto.
-        Os processos de gerenciamento de projectos organizam as actividades do projecto, para que sejam concluídas satisfatoriamente.
-        Cada processo trata de um assunto específico, mas está integrado com os demais.
-        Os processos são organizados em cinco grupos.

Processos da Gestão de Projectos:

-        Processos de Iniciação;
-        Processos de Planeamento;
-        Processos de Execução;
-        Processos de Monitoramento e Controle;
-        Processos de Encerramento.
      Fonte: PMBOK

Os processos da gestão de projectos seguem dois conceitos básicos da administração:

1.      As 4 funções da administração (Fayol): planejar, organizar, liderar e controlar.

2.      O Ciclo PDCA (Shewhart e Deming): planejar, executar, verificar e agir

Grupos de processos:

-        Processos de Iniciação;
      As necessidades do projecto são identificadas e traduzidas em um problema estruturado a ser resolvido pelo projecto. Os objectivos dos projecto são definidos, assim como as melhores estratégias são identificadas e seleccionadas.

-       Processos de Planeamento;
       -o Esses processos refinam os objectivos do projecto e definem o curso de acção para o desenvolvimento;
       - Todas as fases e actividades são detalhadas e organizadas, sendo definidos: cronograma,
    - Sequência das actividades, especificação dos recursos, elaboração do orçamento, etc.
        O projecto deve ser suficientemente detalhado para ser executado sem dificuldades imprevistas.

Planeamento:

-        Planeamento e definição de escopo;

-        Definição das actividades;

-        Planeamento de recursos;

-        Sequencia de actividades e estimativa de duração;

-        Estimativa de custo;

-        Planeamento da qualidade;

-        Planeamento organizacional;

-        Montagem da equipe;

-        Planeamento da comunicação;

-        Identificação, quantificação e avaliação dos riscos;

-        Planeamento dos suprimentos.

Grupos de processos:

-        Processos de Execução;

-        Esses processos coordenam as pessoas e os recursos necessários para implantar o projecto, de acordo com o plano elaborado nos processos de Planeamento.

Execução:

-        Execução do plano de projecto;

-        Distribuição da informação;

-        Verificação do escopo;

-        Garantia da qualidade;

-        Administração e desenvolvimento da equipe.

Grupos de processos:

-        Processos de Monitoramento e Controle;

-        Esses processos têm o objectivo de monitorar e controlar todas as actividades que são realizadas nas fases de Planeamento e de Execução;

-        O monitoramento mede a situação real do projecto;

-        O controle compara a situação real com a situação prevista no Planeamento e atua para corrigir eventuais desvios.

Monitoramento e Controle:

-        Análise do desempenho;

-        Controle das modificações;

-        Controle das modificações do escopo;

-        Controle da qualidade;

-        Controle da programação;

-        Controle do risco;

-        Controle dos custos.

Grupos de processos:

-        Processos de Encerramento:

-        Os resultados do projecto são avaliados pela equipe de projectos ou por auditores externos, a fim de obter a aceitação formal do projecto pelo patrocinador e pelos demais interessados;

-        Os documentos do projecto são encerrados e as falhas ocorridas são analisadas para que erros semelhantes sejam evitados em projectos futuros. (Aprendizado)

Encerramento:

-        Encerramento de Contrato e

-        Encerramento de Projecto.

Áreas do Conhecimento:

-        O guia PMOK® organiza os processos de gerenciamento do projecto em nove áreas de conhecimento. Os processos de uma área de conhecimento tratam de um assunto específico.

-        Gerenciamento de Integração • Processos de gerenciamento necessários para coordenar e integrar todos os elementos do projecto.

-        Gerenciamento de Escopo • Processos de gerenciamento requeridos para assegurar que todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, seja executado com sucesso. • Escopo é a soma de produtos serviços e resultados do projecto.

-        Gerenciamento de Tempo • Processos de gerenciamento necessários para assegurar que o projecto será concluído no prazo previsto. • Gerenciamento de Custo • Processos de gerenciamento necessários para assegurar que o projecto será concluído de acordo com o orçamento previsto.

-        Gerenciamento da Qualidade • Processos de gerenciamento necessários para assegurar que os produtos ou os serviços do projecto estarão em conformidade com os requisitos solicitados pelo cliente ou pelo contratante do projecto.

-        Gerenciamento de Recursos Humanos • Processos de gerenciamento necessários para aproveitar de modo efectivo o pessoal envolvido no projecto. • Gerenciamento das Comunicações • Processos de gerenciamento necessários para assegurar que as informações do projecto sejam obtidas e divulgadas adequadamente.

Áreas de conhecimento:

-        Gerenciamento de Riscos;

-        Processos de gerenciamento necessários para identificar, analisar, responder, monitorar e controlar os riscos do projecto;

-        Gerenciamento de Aquisições;

-        Processos de gerenciamento necessários para adquirir os materiais e os serviços requeridos o projecto.

Gestão de Projectos:

-        Escopo: Inicialização, planear o que fazer, como fazer, porque fazer e pra quem.

-        Integração: Desenvolvimento do plano do projecto.

-        Prazo: Definição e sequenciamento das actividades.

-        Custos: Estimativa de custo/orçamento do projecto Qualidade: Planejar a garantia e controle da qualidade.

-        Pessoas: Planeamento organizacional, montagem da equipe.

-        Risco: Identificação do risco, quantificação e controle.

-        Suprimentos: Planeamento de contratações, adm de contratos e fornecedores.

-        Comunicação: Planeamento da distribuição de informação, analise de desempenho.

Estruturando o Project - Documentação

Sequência Típica de Eventos

DRP e Matriz de Responsabilidades

Na fase de Planeamento deve-se elaborar três documentos importantes:

-        Documento de Requisitos do Projecto (DRP) – documento específico para levantamento e registo de um conjunto de informações importantes para as partes envolvidas.

-        Work Breakdown Structure– WBS (Estrutura Analítica de Projecto).

-        Matriz de Responsabilidades – instrumento muito útil na implantação da divisão do trabalho e definição de responsáveis.

Com referência ao projecto definido na última aula, o grupo deve responder às seguintes perguntas:

-        Qual é o objectivo do projecto?

-        Quais são as metas (onde se quer chegar) com o projecto?

-        Por quê seria importante estudá-lo?

-        Em quanto tempo ele pode ser desenvolvido?

-        Que tipo de recursos (humanos, infra-estrutura, equipamentos, processos, etc.) são necessários e quanto isso custaria aproximadamente?

-        Documento de Requisitos do Projecto.

Definição da WBS

Conceito:

-        Work Breakdown Structure - WBS é a decomposição do projecto em partes menores de trabalho e, em seguida, as decompondo novamente até chegar a um nível de detalhe que combine com as necessidades de Planeamento e programação das acções (tarefas) a serem realizadas pela equipe do projecto

-        É uma estrutura hierárquica, com a identificação das tarefas por blocos cada vez menores.

OBJECTIVO DO PROJECTO:

-        ETAPA 1

-        ETAPA 2

o   SUB-ETAPA 2.1

o   SUB-ETAPA 2.2

§  TAREFA 2.2.1

§  TAREFA 2.2.2

§  TAREFA 2.2.3

§  TAREFA 2.2.4

o   SUB-ETAPA 2.3

-        ETAPA 3 Gráfico WBS

Processos de Execução

-        O grupo de processos de execução é constituído pelos processos usados para dar continuidade ao trabalho definido no plano de gerenciamento do projecto a fim de cumprir os requisitos do mesmo. Estes processos envolvem a coordenação das pessoas e dos recursos, além da integração e da realização das actividades do projecto de acordo com o plano de gerenciamento do projecto.

-        Orientar e gerenciar a execução do projecto • Realizar a garantia do projecto • Contratar/mobilizar e desenvolver a equipe do projecto • Distribuir informações • Seleccionar e contactar fornecedores

Gerenciar a Execução

-        Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento.

-        Orientar as diversas interfaces técnicas e organizacionais.

-        Acompanhamento da situação actual do cumprimento das tarefas definidas no Planeamento

Realizar a Garantia do Projecto • Aplicar as actividades de qualidade planejadas • Garantir que o projecto emprega todos os processos necessários para atender os requisitos

Obter os recursos humanos para dar andamento ao projecto • Melhorar as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do p Mobilizar e Desenvolver a Equipe

Colocar as informações à disposição das partes interessadas no projecto no momento oportuno • Utilizar as ferramentas definidas no plano de comunicação Distribuir Informações

Obter informações, cotações, licitações, ofertas ou propostas dos fornecedores • Revisar ofertas, escolher entre possíveis fornecedores e negociar contratos de fornecimento Gerenciar os Fornecedores

Matriz de Responsabilidades:

-        Matriz de Responsabilidades é o documento que incorpora o conjunto de actividades a serem realizadas e os respectivos responsáveis por essa actividade. É comum adotar a matriz de responsabilidades para administrar a função de cada participante dentro do projecto ou seja o que cada participante deve aprovar, deve executar ou ser comunicado.

Exemplo Legenda:

•         GP = Gerente de projecto (especialista necessário em função da especialidade do projecto).

•         GF = Gerente funcional (função de execução, geralmente preenchida por um profissional de menos formação mas com experiência na especialidade do projecto).

•         AA = Alta Administração (patrocinador do projecto) .

•         X = São os responsáveis pela tomada de decisão em cada actividade do projecto.

•         O = São os responsáveis pela execução.

•         # = São os que serão consultados na execução das tarefas do projecto. Em um projecto de engenharia, teríamos os seguintes participantes: Gerente de Projecto: um engenheiro, Gerente Funcional: um mestre de obras e Alta Administração: o director da empresa

Relação de Actividades e Precedência

Relação de actividades e precedência é o documento que estabelece:

-        a sequencia lógica das actividades;

-        a programação de actividades simultâneas;

-        a correlação das actividades do projecto;

-        a optimização de tempo na execução das actividades.

Cronograma

-        O cronograma é uma técnica de representação gráfica das actividades e os momentos em que estas devem ocorrer. O cronograma serve também para evidenciar a situação real em relação às actividades que devem ser desenvolvidas. Em sua forma genérica, um cronograma é uma tabela ou matriz, cujas colunas representam a passagem do tempo, e cujas linhas representam o trabalho a ser realizado.

-        Em sua forma genérica, um cronograma é uma tabela ou matriz, cujas colunas representam a passagem do tempo, e cujas linhas representam o trabalho a ser realizado. • Existem vários tipos de cronograma, desde o mais simples até os mais detalhados. Um deles utilizado no exemplo a seguir, é o diagrama de GANTT.

Bibliografia:

-        CARVALHO, Marly Monteiro de. Construindo competências para gerenciar projectos: teoria e casos. São Paulo: Atlas, 2005

-        DINSMORE, P. Campbell e CAVALIERI, Adriane. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projectos. 2a ed. Rio de Janeiro: Ed. Qualitymark, 2005.

-        HELDMAN, Kim. Gerência de projectos: fundamentos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

-        MAXIMIANO, A. C. Amaru. Administração de projectos: transformando idéias em resultados. 2a edição. São Paulo: Atlas, 2002.

Bibliografia Complementar:

-        CARVALHO, Marly Monteiro de. Gerenciamento de projectos na prática:casos brasileiros. São Paulo: Atlas, 2006.

-        MAXIMIANO, A. C. Amaru. Administração de projectos: transformando idéias em resultados. 2a edição. São Paulo: Atlas, 2002.

-        MENEZES, L. César. Gestão de projectos. 2a edição. São Paulo: Atlas, 2003 Resumos de aulas disponibilizados no site www.novosolhos.com.br (Prof. Wanderley R. Monteiro).

Fonte:

Consultoria de Planejamento - CPLAN Secretaria de Estado da Administração - SEA ConsultorAdm. Fabiano Duarte Fundamentos da Análise de projetos de investimento